Les ateliers s’organisent dans le cadre de réunions en distanciel, parfois en présentiel si le sujet ou l’animation l’imposent . Les contributeurs présentent leur production, l’état d’avancement des projets, ils échangent et recueillent des informations.
A ce titre, ce partage d’informations peut être soumis à la règle de « Chatham House », qui fixe un cadre de confidentialité au regard des informations échangées lors d’une réunion. Cela signifie, par exemple, que les participants sont libres d’utiliser les informations collectées mais ils ne doivent révéler ni l’identité, ni l’affiliation des personnes à l’origine de ces informations, de même qu’ils ne doivent pas révéler l’identité des autres participants.

Par ailleurs, et à la demande de l’un des membres d’une communauté, un contrat ou une licence spécifiquement adaptée pourra être proposé. Les communautés sont ouvertes à toutes les parties prenantes qui souhaitent y participer. Plusieurs sources d’implication sont disponibles pour les acteurs qui souhaiteraient contribuer : participation aux ateliers des communautés, mise à disposition de ressources (humaines, financières, matérielles), communication sur les travaux en cours… La production des communs n’est possible qu’avec la participation et l’implication des acteurs.